タイムレコーダー導入をこう考える（社長と担当者のための導入ガイド）

タイムレコーダー導入のメリット

出退勤時刻を自動的に記録できる。
出退勤時刻を社員自身で確認できる。
従業員、特にパートやアルバイト人員の雇用を証明できる。
公平な給与計算の基礎データを客観的に作成できる。

タイムレコーダー・よくある質問

太字の部分をクリックしてください。答えが画面一番上に出てきます。

購入してすぐに使えるタイムレコーダーにはどんなタイムレコーダーがありますか。
タイムレコーダーがいやで独立起業したのに、この頃タイムレコーダーの必要性を感じています。私の感じ方は間違っているのでしょうか？
タイムカードとして紙カード以外にも、使えるものがあると聞いていますが、どんなものがあるのでしょうか。またそれぞれはどんな長所があるのでしょう？
タイムレコーダーを使うことに何か法律的な規制はあるのですか？
当社ではパート・アルバイトと正社員それぞれに締め日があります。一台のタイムレコーダーで二つの締め日を管理できないでしょうか？
時数集計のできるタイムレコーダーがありますか？
有給休暇の残日数管理ができるタイムレコーダーがありますか？
給与計算ができるタイムレコーダーがありますか？
弥生の給与計算を使っています。連動できる機種にはどんなものがありますか？
PCA会計の給与計算を使っています。連動できる機種はありますか？
タイムカードは締め日によって、変えなくてはならないのですか？
IDカードをタイムカードとした使っていますが、忘れる人が多くて困っています。紙のタイムカードのように、磁気カードを入れられるラックはありませんか？
故障が発生したらどこへ連絡すればよいのですか？
製品の保証期間はどれくらいあるのですか？
価格はいくらですか？

こちらに回答をまとめました。なおご質問があれば、こちらのフォームをご使用の上、お問い合わせください。

タイムレコーダーの法的根拠：「タイムレコーダーを使わないと罰せられる」ということはありません。ただ、経理的に給与の支払いが正しいかどうかの根拠を求められた場合に、一番の証拠になります。また、労働基準監督署ではサービス残業や、不正な就業がないかどうかのチェックに就労状態の提出をもとめることがあり、この場合も一番の証拠になります。
したがって、法的根拠はありませんが、設置した方が法的な対応は容易です。

また、こちらに掲示した「残業、深夜残業、休日出勤」の証憑としても能力も認知されています。会社の信用のために設置をお奨めします。
二つの締め日を一台のタイムレコーダーで処理する：タイムレコーダー単体ではNTR-2500/NTR-2600は二つの締め日を扱えます。
またICカード、磁気カードの機種は就業時数計算をPCで行いますので、勤務時間帯、締め日いずれも複数に対応可能です。（PCで使用する就業時間計算ソフトウエアの対応範囲です。）
時数集計のできるタイムレコーダー：カルコロシリーズが対応しています。１５人までの時数集計はカルコロ１５EX、３５人まではEX-35、５０人まではEX-50、カルコロUSBで処理できます。カルコロUSB以外はすべてタイムレコーダー単体で集計します。

カルコロUSBはPCに接続して使いますので、操作性は一番です。また集計項目に差がありますので、こちらでご確認ください。
有給休暇管理のできるタイムレコーダー：ありません。有給休暇管理は「給与計算」側の担当と認識されており、時数集計のできるタイムレコーダーでも対応しておりません。遠くない将来発売される可能性は残っています。
給与計算可能なタイムレコーダー：ありません。PCに接続して給与計算ソフトを接続させればできますが、給与台帳など記憶容量が多大に必要なので、タイムレコーダー単体で処理できる内容とは考えられておりません。
弥生・PCA会計などの給与計算ソフトウエア：
1. カルコロUSB：　PCで時数集計を実行後、CSVファイルを生成します。これをEXCELにインポートして弥生の集計値のフォーマットにあわせて、弥生へ引き継ぐことができます。
2. 弊社製品TRシリーズ磁気カード/ICカードタイムレコーダー：『勤労の獅子』勤怠集計ソフトウエアを使用すると、弥生、PCA会計などの一般に市販されている給与計算ソフトウエアに直接集計データを引き渡すことが可能です。
タイムカードは締め日によって変えるのか：特別の機種以外必要ありません。昔の機械式タイムレコーダーでは物理的な印字位置が固定であったため、締め日によってタイムカードを別にする必要がありましたが、今はソフトウエアでカードの印字位置を制御しているので、その必要はなくなりました。
ID/ICカードラック：あります。こちらをご覧ください。いわゆるプラスチック・カードにはすべて対応しますので、ガソリンスタンド、医院、メンバー制のお店などでお客様のカードを預かるには最適です。カード下部にある氏名などがラックに入れておいても見えますので便利です。
故障の連絡先と保証期間：メーカーへ直接ご連絡ください。テクノセブン製品は製品の保証期間が３年あります。長いようで、短いのでご購入の際必ず保証はがきをメーカーへ直送してください。
弊社製品は保障期間１年間です。そもそも壊れるところがないので、３年、５年気持ちよくお使いいただけます。弊社に直接ご連絡ください。代替機をお送りしますので、その梱包物を使用して故障機をご返送ください。
価格：　ネットで一番です。（もし安いところがあればご連絡ください。同価格にいたします。）ご連絡いただき次第折り返しお見積書を差し上げます。

ICカードのメリット

右のようなメカニズムを究極まで単純化した結果がICカード（非接触ICカード）をタイムカードとした採用している弊社のTR-515シリーズ・タイムレコーダーです。
「究極まで」・そのとおりです。メカニズムは一切ありません。

すなわち、信頼性抜群なのです。
（磁気カードは磁気カード・リーダーを通すので、メカニズムを残しています。）

非接触ICカードのもう一つのメリットは、処理時間の短縮にあります。紙カードは動作が3段階(カードの『挿入』　『プリント』　『排出』）で、一人あたりの処理時間が最大になります。

タイムレコーダーの歴史

・日本へタイムレコーダーが紹介されたのは昭和初期と聞いています。現在の日本事務機（ニデカ）が販売をはじめました。
そのメカニズムがタイムレコーダーの価格と大きさを規定してきました。

プリンターではなく「印字輪」と呼ばれ、「日」「時」「分」それぞれに独立した金属製スタンプをおき、その背部にインクリボンを通し、その後ろにタイムカードが入ってくる、という設計になっていました。タイムカード下端でマイクロスイッチを押すと電源が入って、ハンマーがタイムカードの後ろから叩き、タイムカードを印字輪に押し付けてその日・時・分をリボンを通して印字する、というメカニズムでした。
印字輪はすべて機構的に連結していたので、シンクロナス・モーター（1分間に1回転するモーター）を発信源にして、印字輪の「分・字輪」を進め、「分・字輪」が1回転すると、「時・字輪」が一つ進み、「時・字輪」が1回転すると「日・字輪」が一つ進む、という具合になっていたのです。
このメカニズムを根本から換えたのがドットプリンターです。印字輪が不要になりました。したがってシンクロナスモーターも不要になりました。結果消費電力も大幅に削減されたのです。
メカニズムの単純化が製品の信頼性をあげ、よりユーザーフレンドリーな製品を市場に送り出してきたのです。

紙カードのメリット

これはもうただ一つ「一か月分を一覧できる」ということに集約されます。
システム設計をいろいろやっている方ならお分かりでしょうが、データの一覧性をつくるのは相当面倒なことです。

一覧性を除くと、タイムカードの作成工数＝毎月カードに名前、所属、月度、さらには休日印を押すなど、カードを準備する工数、が毎月必要になります。目安として、社長の目が届く範囲の社員数（30人前後）まではタイムレコーダーも紙カードを利用したほうがいろいろ便利ですが、50人を超えたら磁気カード、RFカードなどシステムをご検討されるようお奨めしています。