タイムレコーダー導入をこう考える・社内を説得する

タイムレコーダー導入のメリット

1. 出退勤時刻を自動的に記録できる。
   
   
   
2. 出退勤時刻を社員自身で確認できる。
   
   
   
3. 従業員、特にパートやアルバイト人員の雇用を証明できる。
   
   
   
4. 公平な給与計算の基礎データを客観的に作成できる。

1. 社長殿：

   　会社が順調になり、時折りタイムレコーダーが必要かな？と感じる起業家の方々、あなたの「感じ」は正しいのです。
   現在、人事管理の一端として勤怠管理システムを何とかしようとお考えの皆さん、会社でその企画を通すための手法・考え方をお教えしましょう。社長へ計画提案を根回しするとき、このページをプリントして｢社長、こんなことを言ってる変な奴がいます。」と社長の机の上へ置いておきましょう。
   
   
   
   • 10年以上存続してきた会社であれば、これまでに複数の先輩諸氏が試み、そして挫折、あるいは中途半端のままに放置された経緯があるに違いありません。今度は違います。ここにさしあげるヒントを活かしていただき、ぜひ所期の目的を達成していただきたいのです。元来地味な総務系の職場で、明確な実績をトップに印象つける絶好のチャンスです。
     
     
     企業の成長に合わせて事務システムも変化していきます。人事管理、勤怠管理も変化の一部を構成します。
     
     
     タイムレコーダーの販売台数は景気立ち直り時期には６〜８ヶ月遅れ、下降時期には４〜６ヶ月先行して上下します。広告費と似た性質があり、極端にいえば「なくても何とかなる」し、タイムレコーダーの普及率から言って「買い替え」が主体となるマーケットです。
     
     
     「タイムレコーダー、ガチャンと押せば・・・・・」60年代のヒット曲にありました。タイムレコーダーが「けじめ」「しばり」の象徴になっていたのです。
     
     
     
   • 先日うかがった某企業のオーナー兼社長が「タイムレコーダーに縛られるのがイヤで独立したのが、今になってタイムレコーダー導入を考えるなんて皮肉なもんだ」と言っておられました。管理ツールとしてタイムレコーダーが必要になる時期が来るのです。
     
     
     社長一人で目の届く範囲は２０〜３０人が限界です。もちろんスーパーマンもいますが、それは別の話。一般論でいきましょう。
     
     
     隣の課のA君、どうも毎朝遅い。少なくとも自分よりは遅く席に着く。初めは何気ないことですが、気が付く都度3回に2回は席にいない。俄然気になりませんか？これが昂じると「なんであいつは・・・・」その上社内の女子にはA君の方が受けたりすると、あなたの｢遅刻なんじゃないか」疑惑はどうにもとまらない感情的しこりになってきたりします。違います？
     
     
     でもBさん、あなたは社長や部長にそんなことは言えません。証拠がないのですから。毎朝時計を見てノートにメモしておいて、それを社長、部長に見せますか？
     なんかイヤですよね。そこまでして、と思いますよね。でもあなたの感情は落ち着きません。
     
     
     社長殿、そう言うことなのです。実はA君、15分前に出社してストレッチを屋上でやり、ただちに仕事にかかれる態勢を整えて、始業5分前には机についているかもしれません。あるいはBさんが観察した通り、うまいこと逃げて回っているのかもしれません。
     
     
     
   • 社長としてはどちらでもいいのです。仕事が順調に回ってくれればそれで十分。社長のあなたはBさんの感情に気がついていません。気がつきようがないのですから。BさんのA君に対する感情はBさんの胸の内で、A君の勤務状態に関する手掛りが何もないからです。
     
     
     会社が小さい時期には細かいことで感情が乱されて、社内の雰囲気が悪くなったりします。その解決策の一つがタイムレコーダーなのです。一番原始的な部分での注意喚起システムであり、社員を誉めるための道具というわけです。
     
     
     「C君、君は無遅刻、無欠勤じゃないか。すばらしい」これだけでいいのです。C君は誉められて腹を立てるわけがありません。
     
     
     もちろん「つまらないこと」ではありますが、そもそも口をきくチャンスのない社員にどうやって一言かけますか？怒るにも、ほめるにも、証拠があればこれほど力強いことはありません。
     
     
     先ほどの話ですが、タイムレコーダーは双方向です。社員にして見れば自己証明の道具であり、会社側にとってはほめるための道具なのです。「心構え、考え方」が違うと、まるで逆の主張になってしまいます。
     
     
     
   • タイムレコーダーすなわち、時間管理機械（Time Recording machine)のメリットは公平であること、正確であること、この二つに尽きます。
     
     
     渋谷の喫茶店でタイムレコーダーを購入していただきました。
     「うちは2人ずつ2交代で4人の女の子に店を任せている。ところが早番の子が居つかなくてすぐ辞めるんだ。私もあまり店へ顔を出せなくなってきたので、タイムレコーダーを入れてみたらトンでもないことが判った。遅番の子の一人が週２〜３回遅れるんだな。それだけならともかく自分が遅れるときに、早番の子へ電話して居残りを強制していたらしい。」
     
     
     結局このオーナーは交代時間の見直しもしました。自分が店に出ているときとは『やり方』=　｢システム」を換えたのです。勤怠管理の進化は明らかです。
     
     
     こうして、会社の規模が小さい時は社長の神経を休める道具として、タイムレコーダーは公平感を演出します。公平感という安心は社員数無関係です。複数の従業員を雇用するなら、タイムレコーダーを設置する方が良い結果につながります。社長の誉め言葉も一言必要ですが。 一番安いタイムレコーダーはタイムボーイです。定価36,000円。安い買い物ではありませんか。(せめて残業積算型のカルコロをお考えいただきたいのですが。)
     
     
     
   • 今すぐ注文？ありがとうございます。そうですこんなことは早い方が良いのです。今なら25％引きでお届けいたします。標準価格（税別）36,000が27,000円(税込：振込手数料をご負担ください)でお手元に届きます。タイムカード100枚付ですから、20名の従業員でも５ヶ月間電気代だけでタイムレコーダーをご利用いただけます。27,000円の投資で社内は公平感を得るのです。こちらからご注文をどうぞ]
     
     
     
   • 社長に外回りが多いのなら10人以上の会社には必須の事務機です。
     
     
     タイムレコーダーを使うなんて、社員がかわいそう？社長それはとんでもない勘違い。社長が社員を疑えば社員も社長を疑うようになります。残業代をちゃんと払ってくれるのか、有給休暇がちゃんともらえるのか。お互い様です。信じてるから大丈夫？社長、それはあなた人が良すぎる。人を使うのは本当に神経の疲れることなのです・・・。
     
     
     
   • 感情のもつれを避ける ことからスタートした｢勤怠管理」も続けていけば一つのシステムとしていろいろな仕掛けを組込むことができます。下の図を見ていただけますか?
     とんがり・コーンだらけの水色の部分が当社の現在の勤怠管理システムです。
     
     

   

2. 人事担当者殿

   次はあなたへのお話です。
   • 社長と社員の無駄のない連携プレーで励んできた結果、会社は順調に発展してきました。社員数が増え、売上も増大し、さまざまな事務作業が必要になってきました。勤怠管理も例外ではありません。今までの作業方法では時間がかかりすぎるように感じられます。残業代の支払額からもそれは確認できるのです。（ホラ、勤怠管理の重要性がご理解いただけますよね）
     
     
     当初は感情のもつれ解消役として機能してきたタイムレコーダーも、いつの間にか定型業務としてしっかり社内に根をおろし、成長に合わせていろいろな条件設定を増やしてきた結果、オプション的作業が事務処理をややこしくする原因にもなってきました。そしてトンガリ・コーンです。
     
     
     こうした｢決め事」を社長が知らないわけはありません。ただ忘れているだけです。あるときは社員を思う社長が勝ち、あるときは外部支援をうけた従業員側が勝ちして、いろいろな条件が積みあがってきた結果なのです。
     
     
     
   • すなわち、タイムレコーダーの買い替え時期は事務システムグレードアップの時期とほぼ重なってきます。３、５、７年サイクルで考えてみてください。３、５、７年サイクルのいずれが適用されるかは、業種によると考えられます。一般サービス業が３〜５年、製造業が５年、卸業が５〜７年と経験的に把握しています。（統計を取ったわけではないので、証明は不能。でも間違っていない自信はあります。）
     
     
     ご注目いただきたいのは、｢システムの変更」です。一般にタイムレコーダー・システムの導入時、一番欠けているのがこの視点です。PCが安くなって、PCを使わないシステムは存在しない、みたいな風潮が社内で出来た。ところが気が付いてみればタイムレコーダーは紙カードのガチャンとおせば、を使っている。これを「磁気カードにすれば格好イイじゃないか」みたいなところからスタートするとつまずきます。
     
     
     
   • つまずきの理由は図の凸凹です。困ったことに人間の能力には非常な柔軟性があるので、それを全部機械にやらせようとすると大変高くつくことになります。例えば15分丸めを計算するのに、人間の頭は00分、15分、30分、45分との大小比較を瞬時に判断できます。
     
     
     機械ではそうはいきません。必ず演算プログラムの中を通り抜けなければなりません。その代わり、16分マイナス15分も14分マイナス48分も処理時間は同じです。そもそも「丸める」ということ自体、月次の就業時数累計を楽にするための準備作業である、といえます。すなわち、PCが作業するのであれば丸めの必要性は極めて低くなります。
     
     
     
   • 第一の質問： 現状分析はしましたか？
     
     難しい、あるいは格好の良い言葉で言うとシステム・アナリシスは完了していますか？妥協と協調の産物には、現在の優先するべき事柄に低い優先度が設定されている可能性があります。丸め計算もその一つです。
     
     
     商社としてスタートした会社が製造業に参入した、逆にメーカーが商社部門を独立させた、いずれも業務の焦点となる部分が変化します。
     
     
     業態の変化、従業員構成の変化（パート/アルバイト比率の上昇など）を正確に理解しましょう。これが第一歩です。
     
     
     
   • 第二の質問： システムを変えることについて、社内の合意はとれていますか？
     
     難しい話ではありません。稟議以前にいわゆる大衆の意見を味方にしているかどうか、これを現実的に考えてください。会社というのはめんどうな物で、それがまた面白いところでもあるのですが、必ず足を引っ張る人間が出てきます。ヒッパル本人は、あなたを「鍛えてやろう」、というつもりかもしれません。それは引っ張っている人しか知らないことですから、余計困ります。「予算がない」というのもよくある敵対行為です。
     
     
     直接の上司以外にも陰口をたたく人が必ずいます。その程度は会社のレベルにも関わってきますので、あまりひどければそんな会社には見切りをつけて、転職しちゃいましょう。
     そのとおり、自分が動いてことをなし遂げようという時の社内の動きを見ていれば、あなたの会社がそれ以上の成長をとげるかどうかわかってしまうのです。すばらしいではないですか。
     
     
     まず、あなたの計画に賛意を表明してくれる人間を何人か集めましょう。同輩と先輩を３対２の比率で発見できれば、あなたの計画は成功したも同然です。
     
     
     誰もいない？あなたは自分の至らなさを反省しなくてはなりません。時期尚早です。諦めてください。それとも自分の業績を残して退社しようと覚悟を決め、社長に直訴しますか？
     
     
     それも手段として悪くありません。退社の覚悟を忘れずに。社長を動かせればあなたには出世の可能性が出てきます。あるいはあなた自身、社長のレベルを理解するよいチャンスかもしれません。社長の器で会社の規模も決まる、というのは昔からの定説であり真実です。
     
     
     
   • 第三の質問： システムの割切りについてコンセプト設計が完成していますか？
     
     先ほどの丸めの問題を考えてください。焦点をどこへおく勤怠管理がこれから３年間、あるいは５年間正しいものなのか。
     
     
     増え始めたパート/アルバイトの時給計算を主体に考えて、正社員は図の内側の四角の範囲に限定する。日常の勤怠管理は遅刻/早退/残業/休出程度に限定して、休暇管理にもっと重点をおいたシステム設計にする。
     図を見てお分かりのとおり、今までの凸凹をすべて包括したシステムを作るには、余計な部分が相当に発生します。すなわち、外側の四角の範囲を前提にしたシステム設計が必要になるのです。具体的にはプログラム制作費用であり、開発時間の増大です。
     
     
     システムを新しくする時にこの割切りをきっちりやっておかないと、間違いなく予算超過になりますし、納期が間に合いません。
     
     
     忘れないで下さい。割切りがないと「事務の合理化」は達成されません。今のやり方そのままをPCに移行するのは「事務合理化」ではありません。これは勤怠管理ばかりでなく、すべての事務作業についていえることです。
     
     
     売上伝票が８枚複写になっています。
     各部署に聞くとそれぞれもっともな必要性のコメントが帰ってきました。
     あなたは８枚複写の伝票を手書きからプリンター出力に変更して、事務の合理化ができたと考えますか？ 間違っています。もちろん各部署は今もらっている複写伝票が必要です。その伝票があることを前提にして仕事をしているのですから。
     
     
     あなたが事務合理化のために購入するプリンターは、大変に高価なプリンターです。インクジェットプリンターが４〜5台かえる価格になるはずです。それなら各部署にプリンターを1台ずつ置いたほうが、システムの自由度も安全性も危機管理もはるかに簡単になりませんか？
     
     
     
   • ここまで準備してから稟議書の作成にかかれば、あなたの案は採用確実です。唯一の問題は予算になります。ここまで、どのくらい時間がかかると思いますか？半年くらいは間違いなくかかります。それがわかっていれば、第二の質問の時期に予算の問題もクリアしておきましょう。それでないと、二度手間になる恐れがあります。決算期が変わればまた始めからやり直しです。いくらコミュニケーションの達人でもこれは疲れます。
   
   
   

3. 機種の選定

   • 紙カード、磁気カード、RFカード、指紋、PCのcookie、携帯電話番号などツールの選択肢は非常に拡がっています。これらの内消耗品が発生するのは紙カードだけです。磁気カード、RFカードも消耗はしますが、3年以上の継続使用が可能ですので年度内では消耗品になりません。
     
     
     
   • 運用費用の安い順に並べると
     1. <紙カード
     2. 指紋
     3. 磁気カード
     4. RFカード
     5. PCのcookie
     6. 携帯電話
     の順になります。
     
     
     
   • 導入が簡単な順に並べると
     1. 紙カード
     2. 磁気カード＝RFカード
     3. 指紋
     4. PC
     5. 携帯電話
     となります。
     
     
     
   • システム・レベルを考えますと
     1. 時刻印字のみの機種
     2. 時刻印字とPCでの集計計算をセットにした機種
     3. 磁気カードなどタイムレコーダー本体と処理ソフトウエアを別個に検討する必要のあるシステム>
     があります。
     
     
     １のシステムでは集計計算は人手になりますが、２、３のシステムではPCが処理します。２のシステム例にはカルコロUSB、アマノのタイムパックがあります。価格はアマノのほうが倍近い値段ですが、処理内容の自由度は高いです。
     
     
     
   • この部分はお客様の状況によって、ご提案をさしあげます。お問合せください。割切りがきっちりできるのであれば、カルコロUSBあるいはタイムパックの集計機能をそのまま使えるように勤怠管理を整備してしまうことです。一番経費がやすくあがり、間違いのないシステムが構築できますし、納期の心配もいりません。
     そうです、この両機種のソフトの完成度はそのくらい高いのです。