ソフトウエア・ガイダンス

一日の区切りをどうつくるか。

労働基準法の時間区分

第四章・労働時間、休憩、休日及び年次有給休暇

1. （第３２条：労働時間）休憩時間を除き、１週間に４０時間以上労働してはならない。１日について、休憩時間を除き８時間以上労働させてはならない。繁簡の差が激しい時には、協議の上１日１０時間まで労働させることができる。
   
   
   
2. （第３４条：休憩) ６時間を越える就労には最低４５分、８時間を超える就労には最低１時間の休憩を与えること。
   
   
   
3. (第３５条：休日）毎週少なくとも１日の休日を与えなくてはならない。協定により、３２条で定める週４０時間を超えて就労しても良い。ただし、健康に害のある業務では１日２時間を超えてはならない。
   
   
   
4. (第３７条：割増賃金) １日８時間を超えて就労した場合、延長時間に対して２５％〜５０％の割増賃金を支払うこと。午後１０時〜午前５時までの就労には２５％以上の割増賃金を支払うこと。
   
   
   
5. その他：第六章では「年少者」、「女子」「妊婦」についての規定が盛り込まれています。
   
   
   
6. [ 協定 ]：従業員を半分以上組織する労働組合、または「従業員の半数以上を代表する組織」との協定をいいます。個人ごとでは無効です。

• [dd] を暦と同じ[0:00] に設定してもかまいません。「深夜残業」がない場合にはそのほうが処理は楽です。
  
  
  
• [a0] とはこれより早く出勤すれば「早出扱いにして残業をつける」時刻です。
  
  
  
• [b0] と[b1] の違い：残業を就業時間から引き続いて勤務する場合に[ b0 ]を設定します。（休憩なしで残業に入ります。）　「休憩」後「残業」する場合には[ b1 ]をセットします。{[ b1] - [ b0]}の時数は休憩扱いになり、残業時間には入りません。
  
  
  「残業時間数」計算の起点をどこするかで、どちらか一方を定義することになります。

時刻丸めと時数丸め

• 時数丸め計算 :: hh:mm2 - hh:mm1= h:mm 　h:mmを5分,15分、30分などの単位に丸める＝切り上げ計算します。すなわち、15分丸めが決まっていて、h:mm=0:04、4分であれば｢丸めの結果」は15分になります。
  
  
  
• 時刻丸め計算 :: hh:mm2　を丸めて　hh:M2 という時刻にします。　hh:mm1　を丸めて　hh:M1という時刻にします。その上で差を計算します。　hh:M2 - hh:M1=H:M　H:Mが計算結果として、遅刻時数などに加算されるのです。
  
  どっちが得か？　９９％時刻丸めも時数丸めも、計算結果は一緒になります。残りの１％は？就業時間中の外出のように、計算対象の時刻両方が丸めの対象になる場合は時刻丸め計算方式の方が、控除時間数が大きくなる場合があります。（すなわち経営側に有利になります）　
  
  
  
• 第三の方式としてグレースピリオド方式があります。
  これは切り上げ/切り捨ての境目を決めておく方式です。なぜグレース＞＞Grace（＝優雅な）と呼ばれるか？
  切り捨ての場合には遅刻が消える場合があるからです。
  
  
  15分丸めで8分が境目とします。言い換えると　始業時刻＝９：００　とした場合、９：０８が境目の時刻になります。
  ９：００〜９：０７は切り捨てが適用され＞＞９：００入場として扱われます。
  ９：０８〜９：１５は切り上げが適用され＞＞９：１５入場として扱います。すなわち15分の遅刻が記録されます。下図のようになります。a〜bまでの間は縦の赤線の時刻へ、b〜cは縦の茶色の線の時刻へ切り上げられます。

残業計算がシステムの要

1. 残業には上欄右コラムに引用した用件すべてが関係してきます。
   
   
   
2. 残業の結果(休日出勤も残業の仲間です）をどう処理するかは、勤怠管理のプログラムで大きな部分を占めています。
   
   
   
3. したがって、異例勤務（残業など通常勤務以外の就業）をPCで管理すれば、勤怠管理の８０％を管理することになると見ています。
   
   
   
4. タイムレコーダーが不要ではないか、との指摘も聞こえますが、申告に対するバックアップデータとしてのタイムレコーダー・データは、通常勤務のデータよりも重要性が増してくるのです。
   
   

1. 終業後休憩をとり、残業にはいる。(時刻ゲート[ b1 ]がこれにあたります。
   
   
   
2. 申告があれば、終業時刻＝残業開始時刻にしてしまう。（時刻ゲイトでは[ b0 ]がこれにあたります。

勤怠管理ソフトウエアは既製品それとも新規開発？

• １事業所に３００人以上の就業者がいて、朝晩集中して出退勤が発生するような場合には、８０人から１００人に１台と考えてください。
  
  
  
• １台につき１００人以上を対象に設置可能な場合は、パート・アルバイトと正社員の出退勤時刻が別々だったりして、対象人数全体が集中しないケースです。
  
  
  

1. 人間の脳は非常に柔軟に出来ていて、「まぁいいか」が通りますが、コンピューターには通用しません。
   
   
   
2. 過去１５年のコンピューターの進歩はすばらしく、処理速度、メモリー容量が大幅に増大。それにあわせて改良を重ねたソフトウエアがたくさん出回っています。
   
   
   
3. 新しく専用ソフトウエアを開発するには、現状分析から始めると専任のプログラマーを置いても、最低３ヶ月、外注すれば最低６ヶ月の工数を覚悟する必要があります。
   
   
   

• まず、項目３についてですが、困ったことにシステム屋さんは人事管理に馴染みがなく、コンセプトを理解するのに時間がかかりすぎるのです。もう一つ言ってしまえば、勤怠管理と聞くと先端のプログラムではないし、言葉自体は馴染みがあるので経験の浅いプログラマーを選任しがちなのです。これが余計仕事を遅くします。
  
  
  
• 項目２については、処理速度とメモリーが大きくなってヒューマン・インターフェイスが作り易くなってきた経緯があります。そのため勤怠管理ソフトウエアを販売しようとするソフト屋さん達は処理内容の柔軟性を、コンピューターの機能向上に合わせて充実して来ることができたのです。すなわち、項目１に近付く努力を少なくとも過去５年間積み重ねてきています。
  
  
  
• 私自身の経験から申し上げているので、間違いありません。私？ベーシック・インタープリターを使い数KB程度のメモリーで四苦八苦した経験があります。当然コンパイラーへの乗せ替えもやってきました。だから、メモリーが小さいところでプログラムを作るのは、どのくらい苦しいか、人間への考慮をどのくらい省略してきたか良く知っているからです。
  
  
  

タイムレコーダーの導入効果

1. 日本全体が熱に浮かされたように前進している最中は、生産工場での使用がほとんどでした。同一賃金で就職し、生涯の雇用を保証され、毎年確実に賃金が上がっていった時代でのタイムレコーダーの役割は、昇給査定の重要な道具でした。すなわち、賞与や昇給査定の際に勤務態度を査定して、多少でも賃金に差がつくように、毎日のタイムカード登録は大変重要な儀式であったのです。こうした時代は終わってしまいました。業績給の締める比率が高くなれば、多少勤務態度に難があっても稼ぐ人間を一番に評価するのはあたりまえです。ここいら辺で引っかかっている"Old Industry"　はますます存在価値がなくなっていくのではないでしょうか。
   頑張れニッポン !!
   
   
   
2. 時間計算が必要なお客様が購入されます。市場からの結論：「時間計算が楽になるから購入する」
   
   
   
3. 時間計算を手でやるとどのくらい時間がかかるのでしょう。当社のＩＣカードタイムレコーダーシステムはタイムレコーダー・1台、PCへのデータ収集ソフト一式、ＩＣカード20枚（2色印刷）で18万円程度になります。これを基準にコスト計算します。(５年リースの月額：3,420円 ⇒　18万円の購入価格に対して1.9％でリース）
   
   (注・就業時数、残業時数計算のソフトウエアはエクセルなどで社内制作が可能です。）
   

時間計算のための人件費

A・前提条件：

1. 社会保険などの会社負担分を入れた主たる担当者の給与：月額 250,000円
   
   
   
2. 時数計算の対象はパート社員20名。
   
   
   
3. 時数計算は週に一度実施。休日出勤も含めて7日分のタイムカードを集計する。
   
   
   
4. 月に1回、月度合計を作成し、エクセルに一覧表でまとめる。担当者の作業ミスはゼロである。
   
   
   
5. 毎月20名のタイムカードを作成する。タイムカードは1枚10円で計算。
   
   
   
6. 時数計算は手で計算します。（エクセルの関数を使用する場合、注意が必要です。）
   <以下の作業はＩＣカードタイムレコーダーを使用した場合も発生します。>
   
   
   
7. 遅刻、早退など異例勤務理由を本人に確認する。
   
   
   
8. 残業、休日出勤許可などは現場対応で、時間計算する社員は関係しない。
   
   
   
9. 異例勤務の発生率は年間通算で２０％である。

B・工数計算：

1. タイムカード作成：タイムカードの表裏に「姓名」を押印。「月度」を記入。「休日」印を押す。
   = 20秒/人
   
   
   タイムカード・20枚作成時間＝400秒=6分40秒/月・・・�@
   
   
   
2. 就業時数計算：（退場時刻ー入場時刻）の計算に1件あたり15秒かかるものとすると、1週間分＝5日分で一人当たり５回計算が必要になる。
   １週間分の就業時間数計算= 75秒/人
   20人分＝75秒 x 20 = 1500秒=25分/週
   
   
   ４週間と月集計で時数計算する回数は５回⇒25分 x 5 =125分・・・�A
   
   
   
3. 合計：
   �@＋�A＝6分40秒＋125分＝131分40秒 = 2時間11分40秒・・・�B
   
   
   
4. 担当者の時間あたり費用：月間就労時数＝160時間　１時間あたり費用＝25万円÷160時間
   ＝1,563円/時間・・・�C
   
   
   
5. 就業時間数計算の費用：
   �B×�C＝2:11:40×1,563円 = 3,430円
   　　　【+】タイムカードの費用：１枚15円 x 20枚 = 300円
   　　　合計月次費用：3,430円 + 300円＝月額 3,730円
   
   
   
6. 【結論】 ２０名がシステム導入の均衡点である。　ただし、20名以下であっても就業時数計算の正確性は大幅に向上します。