ソフトウエア・ガイダンス

労働基準法

第四章・労働時間、休憩、休日及び年次有給休暇

1. （第３２条：労働時間）休憩時間を除き、１週間に４０時間以上労働してはならない。１日について、休憩時間を除き８時間以上労働させてはならない。繁簡の差が激しい時には、協議の上１日１０時間まで労働させることができる。
   
   
   
2. （第３４条：休憩) ６時間を越える就労には最低４５分、８時間を超える就労には最低１時間の休憩を与えること。
   
   
   
3. (第３５条：休日）毎週少なくとも１日の休日を与えなくてはならない。協定により、３２条で定める週４０時間を超えて就労しても良い。ただし、健康に害のある業務では１日２時間を超えてはならない。
   
   
   
4. (第３７条：割増賃金) １日８時間を超えて就労した場合、延長時間に対して２５％〜５０％の割増賃金を支払うこと。午後１０時〜午前５時までの就労には２５％以上の割増賃金を支払うこと。
   
   
   
5. その他：第六章では「年少者」、「女子」「妊婦」についての規定が盛り込まれています。
   
   
   
6. [ 協定 ]：従業員を半分以上組織する労働組合、または「従業員の半数以上を代表する組織」との協定をいいます。個人ごとでは無効です。

勤怠管理ソフトウエアでは、こんな具合に一日を区切ります。

図にある「変数(a0, bo, ddなど）」を「時刻ゲート」と呼びます。これらの「時刻ゲート」を基準にして 「異例勤務（遅刻、残業など）」を判断します。時刻ゲートの意味は表のとおりです。

• [dd] ：　[0:00] に設定してもかまいません。「深夜残業」がない場合にはそのほうが自然です。
  
  
  
• [a0] ：　出勤時刻(x1)がこの時刻より早い場合（a0>x1)、「早出扱いにして(a0 - x1)　時間を残業扱い」にするための時刻です。
  
  
  
• [b0] と[b1] の違い： 残業を就業時間から引き続いて勤務する場合に[ b0 ]を設定します。（休憩なしで残業に入ります。）　「休憩」後「残業」する場合には[ b1 ]をセットします。{[ b1] - [ b0]}の時数は休憩扱いになり、残業時間には入りません。
  
  
  「残業時間数」計算の起点をどこするかで、どちらか一方を定義することになります。

「時刻ゲート」を用いて異例勤務を判断するロジックを一覧しておきます。

時刻丸めと時数丸め

• 時数丸め計算 :: hh:mm2 - hh:mm1= h:mm 　h:mmを5分,15分、30分などの単位に丸める＝切り上げ計算します。15分丸めが規則であれば、h:mm=0:04、4分の遅刻は｢丸めの結果」は15分の遅刻になります。
  
  
  
• 時刻丸め計算 :: hh:mm2　を丸めて　hh:M2 という時刻にします。　hh:mm1　を丸めて　hh:M1という時刻にします。その上で差を計算します。　hh:M2 - hh:M1=H:M　計算結果H:Mが遅刻時数などに加算されるのです。
  
  どっちが得か？　９９％時刻丸めも時数丸めも、計算結果は同じです。残りの１％は？私用外出のように、計算対象の時刻双方が丸めの対象になる場合、時刻丸め計算の答えは時数丸め計算の答えよりも大きくなります。
  
  
• グレース・ピリオド： 切り上げ/切り捨ての境目を決めておく方式です。なぜグレース（grace：優雅な）なと呼ばれるか？境目の時刻の設定しだいで遅刻などの異例勤務が消える場合があるからです。
  
  
  15分の時刻丸め。8分を境目とします。例を挙げましょう。始業時刻＝９：００　９：０８を境目とすると；
  ９：００〜９：０７は切り捨てが適用され：：　９：００入場として扱われます。遅刻は消え正常入場になります。
  ９：０８〜９：１５は切り上げが適用され：：　９：１５入場として扱います。15分の遅刻が記録されます。
  図のa〜bまでの間は縦の赤線の時刻へ、b〜cは縦の茶色の線の時刻へ切り上げられます。

残業計算がシステムの要

1. 残業には上欄右コラムに引用した用件すべてが関係してきます。
   
   
   
2. 残業勤務(休日出勤も残業の仲間）のデータ量は全勤怠データのほぼ２０％を占めます。遅刻、早退、私用外出に関連するデータ量よりはるかに多いのです。そして給与に大きく関係します。
   
   
   
3. 異例勤務（残業など通常勤務以外の就業）をPCで管理すれば、勤怠管理の８０％を管理することになると見ています。
   
   
   
4. それなら残業だけをきっちり管理して、タイムレコーダーなんぞ不要ではないか、とのご指摘もいただきますが、事実確認のバックアップデータとして通常勤務のデータよりも重要性が増してきます。
   
   

1. 通常勤務終業後休憩をとり、残業にはいる。(時刻ゲート[ b1 ]がこれにあたります。
   
   
   
2. 残業申告とand条件にして、終業時刻＝残業開始時刻にしてしまう。（時刻ゲイト[ b0 ]がこれにあたります。）

勤怠管理ソフトウエアは既製品それとも新規開発？

• １事業所に100人以上の就業者がいて、朝晩出退勤が集中して発生するような場合には、従業員80人から100人に１台のタイムレコーダーを準備してください。
  
  
  
• １００人以上の事業所であっても、一台のタイムレコーダーで対応可能な場合とは、パート・アルバイトと正社員の出退勤時刻が異なる、二交代などのシフト勤務など出退勤が集中しないケースです。
  
  
  

1. 過去１５年のコンピューターの進歩はすばらしく、処理速度、メモリー容量が大幅に増大。それにあわせて改良を重ねたソフトウエアがたくさん出回っています。
   　処理速度とメモリーが大きくなってマン・マシン・インターフェイスを楽に作れるようになりました。同じ理由からソフトウエア制作者の皆さん達は、処理内容の柔軟性をコンピューターの機能向上に合わせて充実して来ました。すなわち、人事管理専用プログラムとしての完成度を高めてくる結果になったのです。。
   
   
   
2. 専用ソフトウエア開発には、最低３ヶ月、外注すれば最低６ヶ月の期間が必要です。
   勤怠管理は数多くの事務処理プログラムの中で唯一直接人間を扱うプログラムです。そのためほかの事務処理プログラムよりもコンセプトを理解するのに時間がかかります。また、勤怠管理と聞くと先端のプログラムではないし、言葉自体にも馴染みがあるので経験の浅いプログラマーを選任しがちです。これが余計仕事を遅くします。意地悪な見方ですが事実なのです。
   
   
   
3. お勧めのソフトウエア： たくさんのソフトウエアをチェックしてきました。いずれも自社開発していては決して組込まれないような、すばらしい操作画面を作りこんでいます。これだけでも既存ソフトウエアを推薦する十分な理由になります。きれいな画面のあちこちをクリックするだけで次々処理を進めるプログラムにただただ感心します。
   当社の販売するTR515シリーズとの実績もあり、お客様からいただいたコメントからも相性抜群のソフトウエアが｢勤労の獅子」ソルクシーズの勤怠処理ソフトウエアです。
   
   
   一緒に始めてすでに５年目に入ります。インストールした翌日からしっかり役に立ってくれます。関東近県のお問合せにはタイムレコーダーもあわせてデモンストレーションさせていただきます。
   
   
   インストレーションや運用ガイダンスの費用を入れても５０万円前後で大変に柔軟性の高いソフトウエアが手に入ります。ぜひお問合せください。
   (５年リースなら月額１万円弱、３年リースでも２万円以下でご利用いただけます。ところで、今月末に予定している勤怠集計のための残業代はいくらですか？）

導入効果計算

1. なぜタイムレコーダーを使うのか？「給与計算が楽になるから購入する」
   　これが一般的なご意見です。そればかりでしょうか？一度計算しておきましょう。人間が一から十まで手作業する勤怠管理と、タイムレコーダーとパソコンを利用して、すばやく行う勤怠管理。コストにどんな違いがあるのか気になりません？
   
   
   
2. 勤怠管理資料を作成し同時に給与計算の基礎データを作成します。コンピュータを使わずにこれをやるとどのくらいのコストになるのでしょう。当社が提供するタイムレコーダーシステムの導入コストと比較してみましょう。
   当社システムの構成要素は；

   No	項 目	数 量	単 価	合 計
   1.	タイムレコーダー	1台	120,000円	120,000円
   2.	ＩＣカード（2色印刷）	100枚	1,200円	120,000円
   3.	ソフトウエア	一式		500,000円
   4.	合計			740,000円

   
   
   
   

3. コスト計算を単純にするために、以上のシステムを５年リースにかけると仮定します。
   リース料率＝1.9％
   システムの月額リース料：14,060円
   

   (注) TR-515にはメモリーに保存されるカード登録データ（ID番号+時刻）をパソコンへ取込むソフトウエアが添付されています。データフォーマットはこちら。これを利用して就業時数、残業時数計算のソフトウエアをエクセルなどで制作することができます。）

時間計算のための人件費

A・前提条件：

1. 担当者の給与：　月額 250,000円（社会保険などの会社負担分を含みます）
   
   
   
2. 対象者：　パート社員20名+正社員80名
   
   
   
3. タイムカードの準備：　毎月100名のタイムカードを作成する。タイムカードのコスト：一人分12円で計算。
   
   
   
4. 処理１：　週に一度時数計算を実施。休日出勤も含めて7日分の出退勤データを集計する。
   
   
   
5. 処理２：　月に1回月度合計を作成し、エクセルに一覧表でまとめる。担当者の作業ミスはゼロである。
   
   
   
6. 時数計算など集計業務：　時数計算は手で計算します。（エクセルの関数を使用可能ですが注意が必要です）
   <以下の作業はＩＣカードタイムレコーダーを使用した場合も発生します。>
   
   
   
7. 状況の確認：　遅刻、早退など異例勤務理由を本人に確認する。
   
   
   
8. 状況の確認２：　残業、休日出勤許可などは現場対応で、時間計算する社員は関係しない。
   
   
   
9. 異例勤務の発生率：　年間通算で２０％である。

B・工数計算：

1. タイムカード作成：タイムカードの表裏に「姓名」を押印。「月度」を記入。「休日」印を押す。
   = 20秒/人
   
   
   タイムカード・100枚作成時間＝2000秒=33分20秒/月・・・�@
   
   
   
2. 就業時数計算：（退場時刻ー入場時刻）の計算に1件あたり15秒かかるものとすると、1週間分＝5日分で従業員一人当たり５回分の計算になる。
   
   
   １週間分の就業時間数計算= 75秒/人
   100人分＝75秒 x 100 = 7500秒=2時間5分/週
   
   
   ４週間と月集計で時数計算する回数は５回⇒25分 x 5 =10時間25分・・・�A
   
   
   
3. 合計：
   �@＋�A＝33分20秒＋10時間25分＝10時間58分20秒 ・・・�B
   
   
   
4. 担当者の時間あたり費用：月間就労時数＝160時間　１時間あたり費用＝25万円÷160時間
   ＝1,563円/時間・・・�C
   
   
   
5. 出退勤管理に必要な担当者の時間給：
   �B×�C＝約11時間×1,563円 = 17,193円・・・�D
   
   
   
6. 紙のタイムレコーダーを利用して、パートアルバイトを含み合計100名の就業時間計算を行う毎月の費用： 前項目にタイムカードそのものの費用：　１枚12円 x 100枚 = 1,200円・・・�E

   　　　
   �D +　�E= 合計月次費用：17,193円 + 1,200円＝月額 18,393円

   
   
   
7. 【結論】 上記では100名の従業員を例に計算しています。
   そのコストは；
   
   • タイムカードにプリントされた出退勤時刻を毎月集計する費用＝18,393円　
   • ICカードタイムレコーダーからデータをパソコンに取込み出退勤時刻を毎月集計する費用
     ＝14,060円
   
   
   システムを利用するほうが4000円以上お得です。5年間で累積するお得金額は24万円になります。　おおよそ80名がシステム導入の均衡点になります。ただし、80名以下であっても就業時数計算の正確性は大幅に向上します。